Bien démarrer en V3 après la V2

En juillet 2023, les établissements auront accès à la version 3. Leur base aura été purgée puis migrée et sera mise à disposition.

Voici les étapes de ce qu’il faut faire dans l’ordre pour que tout se passe bien.

Revoir tous les paramétrages globaux

Avec le référent technique, aller dans l’administration et revoir tous les paramètres généraux en particulier les nouveaux :

  • ACTIVATE_HIGH_SCHOOL_WITH_AGREEMENT et ACVTIVATE_HIGH_SCHOOL_WITHOUT_AGREEMENT cela permet d’activer ou non les lycées conventionnés et les lycées non conventionnés. Par défaut, tous les lycées existants sont conventionnés (en v2) et donc il faut les modifier si vous ne voulez plus travailler avec des lycées conventionnés.

  • ACTIVATE_TRAINING_QUOTAS : permet d’activer le quota par formation et de définir une valeur par défaut. Cette valeur peut ensuite être définie par formation par le référent structure ou le référent établissement maître ou non.

  • ATTESTATION_DOCUMENT_DEPOSIT_DELAY : délai à partir duquel on va demander aux inscrits de redéposer un document bientôt expiré. Par défaut 28 jours avant expiration.

  • AUTO_SLOT_UNSUBSCRIBE_DELAY : délai à partir duquel on annule les inscriptions si un justificatif est expiré. Par exemple, les justificatifs sont expirés et n’ont pas été renouvelés, le 1er février on annule l’inscription du 6 février soit 5 jours avant.

  • DELETE_RECORD_ATTACHMENTS_AT_VALIDATION : si OUI alors on supprime dès validation du compte les justificatifs sans date de validité. Selon votre DPO, il est possible qu’il vous demande d’activer cette fonctionnalité. Sinon, les pièces sont conservées jusqu’à la purge.

  • REQUEST_FOR_STRUDENT_AGREEMENT : dans le cas de lycées conventionnés, est-ce qu’on demande l’accord aux lycéens pour que leur lycée voit le détail des immersions. Si non, alors le lycée verra tout le détail sans demander l’accord du lycée. Si oui alors le lycée verra qu’il est inscrit et une case à cocher dans la fiche lycéen permettra au lycéen de donner son accord pour que le lycée voit le détail de ses immersions.

  • SLOT_CANCELLATION_LIMIT : Nombre d’heures par défaut avant la fin du créneau fixant la date de fin d’annulation d’inscription. Cette valeur peut ensuite être définie créneau par créneau.

  • SLOT_REGISTRATION_LIMIT : Nombre d’heures par défaut avant la fin du créneau fixant la date de fin d’inscription au créneau. Cette valeur peut ensuite être définie créneau par créneau.

pour le détail sur tous les paramètres c’est ici

Paramétrer les tâches planifiées

Avec le référent technique, il faut vérifier selon le paramétrage choisi, les tâches planifiées à lancer et à quelle fréquence. pour le détail sur tous les paramètres c’est ici

Revoir tous les référentiels

En particulier :

  • les niveaux d’étude lycée ouverts
  • les types de bac en fonction des niveaux d’étude lycée et si on ouvre aux étudiants
  • les campus : ajout de la ville dans les campus, il faut donc les reprendre un par un pour y ajouter la ville. Par défaut, nous avons mis la ville de l’établissement rattaché.
  • les structures : si vous souhaitez faire des découpages de structures alors il faut bien suivre la procédure.
    • créer les nouvelles structures : par exemple IUT - Département 1, IUT - Département 2
    • aller dans les formations rattachées à l’IUT et les rattacher au département 1 ou département 2.
    • aller dans les référents structure et les rattacher aux nouvelles structures.
  • modifier les nouveaux modèles de messages et les activer ou non : CPT_AVALIDER_REF_ETAB, CPT_DEPOT_PIECE (peut être fait au fur et à mesure, ne sera pas bloquant)
  • modifier les nouveaux textes d’informations et les activer ou non : INTRO_FAQ, INTRO_CONTACT, INTRO_LYCEES_CONVENTIONNES, INTRO_LYCEES_NON_CONVENTIONNES, INTRO_OFFER_COURSE (peut être fait au fur et à mesure, ne sera pas bloquant)
  • Saisir des entrées FAQ (peut être fait au fur et à mesure, ne sera pas bloquant)
  • définir les documents justificatifs pour les profils (important à faire avant toute création de compte lycéen ou visiteur)

pour le détail sur :

  • les référentiels c’est ici
  • les textes d’informations c’est ici
  • les modèles de messages c’est ici

Ouvrir l’année

Suivre la procédure ici

Faire des tests sur votre plateforme de préproduction

Tester toutes les nouvelles fonctionnalités listées ici