Un évènement hors offre de formation est organisé par une structure ou par un établissement à destination des lycéens, visiteurs ou étudiants. Ce n’est pas un cours. Un évènement est liée à un établissement organisateur, éventuellement une structure organisatrice, il a un type, un titre et une description. On pourra décliner l’évènement en différents créneaux d’évènement qui auront lieu à des dates et des heures différentes avec des intervenants différents.
Pour créer un évènement, il faut :
A la création d’un évènement, un compte est automatiquement créé pour chaque intervenant listé. Il est prévenu par mail de l’ouverture de son compte.
Il est impossible de créer 2 évènement avec le même libellé pour le même établissement et/ou structure organisateur.
On retrouve la liste des évènements du référent Structure dans le menu Evènement –> Liste des évènements hors offre.
Le référent Structure obtient un tableau de tous les évènements organisés par sa structure. Si le référent Structure a les droits sur plusieurs structures, il peut sélectionner la structure sur laquelle il veut travailler dans la liste déroulante. Le tableau peut être trié et filtré sur les différentes colonnes. Un clic sur le nom des intervenants permet de les contacter facilement par mail.
Pour chaque évènement, différentes actions sont possibles :
Pour créer un créneau d’évènement, il faut :
Un créneau d’évènement non publié peut être enregistré avec juste ces 2 informations.
A la publication du créneau d’évènement, il faudra obligatoirement ajouter :
Nouveauté 2024 : créneau ouvert aux inscriptions en cohortes
on peut ouvrir un créneau en cohorte ET en individuelle ou seulement un des 2.
L’application ne vérifie pas les contraintes de disponibilité des intervenants.
On peut également mettre des restrictions d’inscriptions à ce créneau afin de le réserver soit à des niveaux soit à des établissements.
Attention en combinant des restrictions, il se peut que personne ne puisse s’inscrire au créneau. Il faut bien connaitre les baccalauréats pour ne pas faire d’incohérence. Exemple, un créneau restreint aux secondes générales avec des spécialités. (il n’y a pas de spécialité en seconde)
Un visiteur ne pourra jamais s’incrire sur un créneau avec des restrictions.
On retrouve la liste des créneaux d’évènement du référent Structure dans le menu Evènement –> Liste des créneaux d’évènement
Le référent Structure obtient un tableau de tous les créneaux d’évènement organisés par les structures sur lesquelles il a les droits. Si le référent Structure a les droits sur plusieurs structures, il peut sélectionner la structure sur laquelle il veut travailler dans la liste déroulante. Le tableau peut être trié et filtré sur les différentes colonnes.
Un clic sur le nom des intervenants permet de les contacter facilement par mail. Un clic sur le libellé de l’évènement permet de revenir directement sur l’évènement associée au créneau d’évènement.
Par défaut, le tableau contient tous les créneaux d’évènement qui n’ont pas encore eu lieu ou tous les créneaux passés pour lesquels l’émargement n’a pas été saisi. Si on veut afficher un créneau passé sans inscrit ou un créneau passé avec émargement saisi, il faut cocher la case “inclure les créneaux passés sans émargement”.
Pour chaque créneau, différentes actions sont possibles :
En sélectionnant le bouton “Consulter la liste des inscrits”, la fenêtre présente soit des inscrits en immersions individuelles, soit des inscrits en cohortes, soit les 2 selon l’ouverture du créneau :
Pour les immersions individuelles :
ajouter des inscrits : pour cela il faut cliquer sur le bouton “Ajouter inscription”, puis rechercher la personne que l’on souhaite inscrire. Le référent Structure ne peut l’inscrire que si cette personne n’a pas dépassé son quota d’inscription et que cette personne respecte les restrictions du créneau.
supprimer des inscrits : pour cela, il faut sélectionner les personnes que l’on souhaite désinscrire, choisir un type d’annulation et cliquer sur le bouton “Annuler des inscriptions”. Cela mettra le même motif d’annulation pour tous les inscrits sélectionnés. Si l’on souhaite mettre un motif différent, il faut faire l’opération plusieurs fois.
contacter les inscrits : il faut cliquer sur le bouton “Contact” puis rédiger son mail. Cela enverra automatiquement le mail à tous les inscrits. Le référent Structure peut également recevoir une copie en cochant la case “Recevoir une copie de ce courriel ?”.
Pour les immersions en cohortes :
ajouter des inscrits : pour cela il faut cliquer sur le bouton “Ajouter inscription”, puis saisir l’établissement scolaire, le nombre d’élèves, le nombre d’accompagnateurs, un fichier joint peut être déposé, il est sensé conteir la liste nominative des élèves et des accompagnateurs. On peut ajouter des courriels de contact (comme l’enseignants accompagnateur), il sera en copie des mails de rappels et de communication. Et un commentaire peut être laissé.
supprimer des inscrits : pour cela, il faut sélectionner la cohorte que l’on souhaite désinscrire, choisir un type d’annulation et cliquer sur le bouton “Annuler des inscriptions”. Cela mettra le même motif d’annulation pour tous les groupes sélectionnés. Si l’on souhaite mettre un motif différent, il faut faire l’opération plusieurs fois.
contacter les inscrits : il faut cliquer sur le bouton “Contact” puis rédiger son mail. Cela enverra automatiquement le mail à tous les référents lycée du lycée de la cohorte inscrite et à tous les contacts saisis dans les courriels de contact. Le référent Structure peut également recevoir une copie en cochant la case “Recevoir une copie de ce courriel ?”.
modifier une inscription en cohorte : il faut cliquer sur , on accède à la fenêtre de modification de l’isncription. Cela enverra un mail de notification aux référents lycée et aux contacts.