Gestion des cours et créneaux
Un cours est un élément de l’offre de formation qui pourra avoir lieu plusieurs fois avec des enseignants différents pour des types de cours différents (CM, TD, TP, CI..). Il n’a donc aucune notion de date, ni d’heure ni de lieu. On pourra décliner le cours en différents créneaux de CM, TD, TP qui auront lieu à des dates et des heures différentes avec des enseignants différents.
Un créneau est une instance de cours avec un type (CM, TD, TP, CI..), une date, heure de début, heure de fin et un lieu.
Création d’un cours
Pour créer un cours, il faut :
- une structure (sélectionnée par défaut si le référent Structure a accès qu’à une structure)
- une formation
- un libellé
- une url (facultative) : il s’agit de l’url où l’on trouve la description du cours. Le lien sera publié en partie publique pour avoir plus d’information sur ce cours
- témoin “publié : défini si le créneau sera publié en partie publique
- Intervenants : liste complète de tous les intervenants qui peuvent faire un créneau pour ce cours
A la création d’un cours, un compte est automatiquement créé pour chaque intervenant listé. Il est prévenu par mail de l’ouverture de son compte.
Il est impossible de créer 2 cours avec le même libellé pour la même formation.
Liste des cours
On retrouve la liste des cours du référent Structure dans le menu Cours –> Liste des cours.
Si le référent Structure a les droits sur plusieurs structures, il doit sélectionner la structure sur laquelle il veut travailler dans la liste déroulante. Il obtient alors un tableau de tous les cours de sa structure. Le tableau peut être trié et filtré sur les différentes colonnes. Un clic sur le nom des intervenants permet de les contacter facilement par mail.
Pour chaque cours, différentes actions sont possibles :
- Voir les créneaux de ce cours : n’est accessible que si il existe des créneaux pour ce cours, permet d’aller directement à la liste de tous les créneaux de ce cours
- Créer un créneau pour ce cours : permet de créer directement un créneau pour ce cours
- Dupliquer ce cours : permet de dupliquer un cours sans avoir à ressaisir toutes les informations
- Modifier ce cours : permet d’accéder aux informations détaillées du cours pour les modifier
- Supprimer ce cours : n’est accessible que s’il n’y a aucun créneau pour ce cours, permet de supprimer définitivement ce cours.
Création d’un créneau
Pour créer un créneau, il faut :
- une structure (sélectionnée par défaut si le référent Structure a accès qu’à une structure)
- une formation
- un cours
- un type de cours
Un créneau de cours non publié peut être enregistré avec jsute ces 4 informations.
A la publication du créneau, il faudra obligatoirement ajouter :
- un campus
- un batiment
- un lieu de rencontre
- une date
- une heure de début
- une heure de fin
- un ou plusieurs intervenants choisis parmi ceux du cours
- un nombre de places
- des informations complémentaires (facultatif)
Nouveauté 2023 :
- délai limite pour l’inscription en heure : il sera saisi par défaut mais vous pouvez le modifier à chaque créneau. Après la date notée à coté de ce champ plus personne ne pourra s’inscrire
- délai limite pour l’annulation en heure : il sera saisi par défaut mais vous pouvez le modifier à chaque créneau. Après la date notée à coté de ce champ plus personne ne pourra annuler son inscription
L’application ne vérifie pas les contraintes de disponibilité des intervenants.
On peut également mettre des restrictions d’inscriptions à ce créneau afin de le réserver soit à des niveaux soit à des établissements.
- la restriction par niveau : permet de dire que l’on souhaite que des lycéens de seconde, première, terminale ou post bac ou des étudiants de Licence 1… Si on choisi de restreindre aux lycéen post bac, on peut également choisir les niveaux de post bac autorisés
- la restriction par établissements/lycées : permet de dire que ce créneau est réservés aux lycéens en provenance de certains lycées ou aux étudiants en provenance de certains établissements.
- la restriction sur le type de bac : permet de dire que le créneau est réservée aux lycéens d’un type de bac particulier, puis d’une série ou d’une spécialité précise.
Attention en combinant des restrictions, il se peut que personne ne puisse s’inscrire au créneau. Il faut bien connaitre les baccalauréats pour ne pas faire d’incohérence. Exemple, un créneau restreint aux secondes générales avec des spécialités. (il n’y a pas de spécialuité en seconde)
Un visiteur ne pourra jamais s’incrire sur un créneau avec des restrictions.
Liste des créneaux
On retrouve la liste des créneaux de cours du référent Structure dans le menu Cours –> Liste des créneaux.
Si le référent Structure a les droits sur plusieurs structures, il doit sélectionner la structure sur laquelle il veut travailler dans la liste déroulante. Il doit ensuite sélectionner la formation sur laquelle il veut travailler. Il obtient alors un tableau de tous les créneaux de cette formation (même ceux qui sont gérés par d’autres structures). Le tableau peut être trié et filtré sur les différentes colonnes.
Un clic sur le nom des intervenants permet de les contacter facilement par mail. Un clic sur le nom du cours permet de revnir directement sur le cours associé au créneau.
Par défaut, le tableau contient tous les créneaux de la formation qui n’ont pas encore eu lieu ou tous les créneaux passés pour lesquels l’émargement n’a pas été saisi. Si on veut afficher un créneau passé sans inscrit ou un créneau passés avec émargement saisi, il faut cocher la case “inclure les créneaux passés sans émargement”.
Pour chaque créneau, différentes actions sont possibles :
- Dupliquer ce créneau : permet de dupliquer un créneau sans avoir à ressaisir toutes les informations
- Modifier ce créneau : permet d’accéder aux informations détaillées du créneau pour les modifier
- Supprimer ce créneau : n’est accessible que s’il n’y a aucun inscrit pour ce créneau, permet de supprimer définitivement ce créneau.
- Consulter la liste des inscrits : n’est accessible que si le créneau n’a pas encore eu lieu, il permet de voir les inscrits mais aussi d’en ajouter, d’en supprimer ou de les contacter
- Saisir des émargements : n’est accessible que si le créneau a déjà eu lieu (dès le début du créneau), il permet de saisir les émargements et de contacter les inscrits
Pour chaque créneau, les boutons d’actions ne sont visibles que pour les créneaux des structures sur lesquelles le référent Structure a les droits.
En sélectionnant le bouton “Consulter la liste des inscrits”, on peut :
-
ajouter des inscrits : pour cela il faut cliquer sur le bouton “Ajouter inscription”, puis rechercher la personne que l’on souhaite inscrire. Le référent Structure ne peut l’inscrire que si cette personne n’a pas dépassé son quota d’inscription et que cette personne respecte les restrictions du créneau.
-
supprimer des inscrits : pour cela, il faut sélectionner les personnes que l’on souhaite désinscrire, choisir un type d’annulation et cliquer sur le bouton “Annuler des inscriptions”. Cela mettra le même motif d’annulation pour tous les inscrits sélectionnés. Si l’on souhaite mettre un motif différent, il faut faire l’opération plusieurs fois.
-
contacter les inscrits : il faut cliquer sur le bouton “Contact” puis rédiger son mail. Cela enverra automatiquement le mail à tous les inscrits. Le référent Structure peut également recevoir une copie en cochant la case “Recevoir une copie de ce courriel ?”.