Gestion des cours et créneaux

Un cours est un élément de l’offre de formation qui pourra avoir lieu plusieurs fois avec des enseignants différents pour des types de cours différents (CM, TD, TP, CI..). Il n’a donc aucune notion de date, ni d’heure ni de lieu. On pourra décliner le cours en différents créneaux de CM, TD, TP qui auront lieu à des dates et des heures différentes avec des enseignants différents.

Un créneau est une instance de cours avec un type (CM, TD, TP, CI..), une date, heure de début, heure de fin et un lieu.

Création d’un cours

Pour créer un cours, il faut :

  • une structure (sélectionnée par défaut si le référent Structure a accès qu’à une structure)
  • une formation
  • un libellé
  • une url (facultative) : il s’agit de l’url où l’on trouve la description du cours. Le lien sera publié en partie publique pour avoir plus d’information sur ce cours
  • témoin “publié : défini si le créneau sera publié en partie publique
  • Intervenants : liste complète de tous les intervenants qui peuvent faire un créneau pour ce cours

A la création d’un cours, un compte est automatiquement créé pour chaque intervenant listé. Il est prévenu par mail de l’ouverture de son compte.

Il est impossible de créer 2 cours avec le même libellé pour la même formation.

Liste des cours

On retrouve la liste des cours du référent Structure dans le menu Cours –> Liste des cours.

Si le référent Structure a les droits sur plusieurs structures, il doit sélectionner la structure sur laquelle il veut travailler dans la liste déroulante. Il obtient alors un tableau de tous les cours de sa structure. Le tableau peut être trié et filtré sur les différentes colonnes. Un clic sur le nom des intervenants permet de les contacter facilement par mail.

Pour chaque cours, différentes actions sont possibles :

  • Voir les créneaux de ce cours : n’est accessible que si il existe des créneaux pour ce cours, permet d’aller directement à la liste de tous les créneaux de ce cours
  • Créer un créneau pour ce cours : permet de créer directement un créneau pour ce cours
  • Dupliquer ce cours : permet de dupliquer un cours sans avoir à ressaisir toutes les informations
  • Modifier ce cours : permet d’accéder aux informations détaillées du cours pour les modifier
  • Supprimer ce cours : n’est accessible que s’il n’y a aucun créneau pour ce cours, permet de supprimer définitivement ce cours.

Création d’un créneau

Pour créer un créneau, il faut :

  • une structure (sélectionnée par défaut si le référent Structure a accès qu’à une structure)
  • une formation
  • un cours
  • un type de cours

Un créneau de cours non publié peut être enregistré avec juste ces 4 informations.

A la publication du créneau, il faudra obligatoirement ajouter :

  • un campus (si c’est un créneau d’établissement du supérieur)
  • un batiment (si c’est un créneau d’établissement du supérieur)
  • un lieu de rencontre
  • une date
  • une heure de début
  • une heure de fin
  • délai limite pour l’inscription en heure : il sera saisi par défaut mais vous pouvez le modifier à chaque créneau. Après la date notée à coté de ce champ plus personne ne pourra s’inscrire
  • délai limite pour l’annulation en heure : il sera saisi par défaut mais vous pouvez le modifier à chaque créneau. Après la date notée à coté de ce champ plus personne ne pourra annuler son inscription
  • un ou plusieurs intervenants choisis parmi ceux du cours
  • des informations complémentaires (facultatif)

CreneauDateInscription

Nouveauté 2024 : créneau ouvert aux inscriptions en cohortes

  • Nouvelle case à cocher : Autoriser les immersions en cohortes
  • une fois la case cochée, Choix en 2 modes de gestion :
    • Un seul groupe : on pourra accueillir un seul groupe même si ils sont peu nombreux (paramétrage à utiliser par exemple pour les visites en établissement)
    • Par nombre de places : on pourra accuiellir autant de groupes que l’on veut tant que cela ne dépasse pas le nombre global de places.
  • Nombre de places max pour le ou les groupes (incluant les accompagnateurs)
  • Cohortes ouvertes au public : si la case est cochée cela signifie que le créneau sera accessible en partie public non connecté et visible de tous, sinon le créneau ne sera visible que pour les référents lycée qui ont un compte sur la plateforme.
  • Il faut ensuite cochée si on veut ou non que ce même créneau soit aussi accessible aux immersions individuelles.

on peut ouvrir un créneau en cohorte ET en individuelle ou seulement un des 2.

L’application ne vérifie pas les contraintes de disponibilité des intervenants.

On peut également mettre des restrictions d’inscriptions à ce créneau afin de le réserver soit à des niveaux soit à des établissements.

  • la restriction par niveau : permet de dire que l’on souhaite que des lycéens de seconde, première, terminale ou post bac ou des étudiants de Licence 1… Si on choisi de restreindre aux lycéen post bac, on peut également choisir les niveaux de post bac autorisés
  • la restriction par établissements/lycées : permet de dire que ce créneau est réservés aux lycéens en provenance de certains lycées ou aux étudiants en provenance de certains établissements.
  • la restriction sur le type de bac : permet de dire que le créneau est réservée aux lycéens d’un type de bac particulier, puis d’une série ou d’une spécialité précise.

Attention en combinant des restrictions, il se peut que personne ne puisse s’inscrire au créneau. Il faut bien connaitre les baccalauréats pour ne pas faire d’incohérence. Exemple, un créneau restreint aux secondes générales avec des spécialités. (il n’y a pas de spécialité en seconde)

Un visiteur ne pourra jamais s’incrire sur un créneau avec des restrictions.

Liste des créneaux

On retrouve la liste des créneaux de cours du référent Structure dans le menu Cours –> Liste des créneaux.

Si le référent Structure a les droits sur plusieurs structures, il doit sélectionner la structure sur laquelle il veut travailler dans la liste déroulante. Il doit ensuite sélectionner la formation sur laquelle il veut travailler. Il obtient alors un tableau de tous les créneaux de cette formation (même ceux qui sont gérés par d’autres structures). Le tableau peut être trié et filtré sur les différentes colonnes.

Un clic sur le nom des intervenants permet de les contacter facilement par mail. Un clic sur le nom du cours permet de revnir directement sur le cours associé au créneau.

Par défaut, le tableau contient tous les créneaux de la formation qui n’ont pas encore eu lieu ou tous les créneaux passés pour lesquels l’émargement n’a pas été saisi. Si on veut afficher un créneau passé sans inscrit ou un créneau passés avec émargement saisi, il faut cocher la case “inclure les créneaux passés sans émargement”.

Pour chaque créneau, différentes actions sont possibles :

  • Dupliquer ce créneau : permet de dupliquer un créneau sans avoir à ressaisir toutes les informations
  • Modifier ce créneau : permet d’accéder aux informations détaillées du créneau pour les modifier
  • Supprimer ce créneau : n’est accessible que s’il n’y a aucun inscrit pour ce créneau, permet de supprimer définitivement ce créneau.
  • Consulter la liste des inscrits : n’est accessible que si le créneau n’a pas encore eu lieu, il permet de voir les inscrits mais aussi d’en ajouter, d’en supprimer ou de les contacter
  • Saisir des émargements : n’est accessible que si le créneau a déjà eu lieu (dès le début du créneau), il permet de saisir les émargements et de contacter les inscrits

Pour chaque créneau, les boutons d’actions ne sont visibles que pour les créneaux des structures sur lesquelles le référent Structure a les droits.

En sélectionnant le bouton “Consulter la liste des inscrits”, la fenêtre présente soit des inscrits en immersions individuelles, soit des inscrits en cohortes, soit les 2 selon l’ouverture du créneau :

  • Pour les immersions individuelles :

    • ajouter des inscrits : pour cela il faut cliquer sur le bouton “Ajouter inscription”, puis rechercher la personne que l’on souhaite inscrire. Le référent Structure ne peut l’inscrire que si cette personne n’a pas dépassé son quota d’inscription et que cette personne respecte les restrictions du créneau.

    • supprimer des inscrits : pour cela, il faut sélectionner les personnes que l’on souhaite désinscrire, choisir un type d’annulation et cliquer sur le bouton “Annuler des inscriptions”. Cela mettra le même motif d’annulation pour tous les inscrits sélectionnés. Si l’on souhaite mettre un motif différent, il faut faire l’opération plusieurs fois.

    • contacter les inscrits : il faut cliquer sur le bouton “Contact” puis rédiger son mail. Cela enverra automatiquement le mail à tous les inscrits. Le référent Structure peut également recevoir une copie en cochant la case “Recevoir une copie de ce courriel ?”.

  • Pour les immersions en cohortes :

    • ajouter des inscrits : pour cela il faut cliquer sur le bouton “Ajouter inscription”, puis saisir l’établissement scolaire, le nombre d’élèves, le nombre d’accompagnateurs, un fichier joint peut être déposé, il est sensé conteir la liste nominative des élèves et des accompagnateurs. On peut ajouter des courriels de contact (comme l’enseignants accompagnateur), il sera en copie des mails de rappels et de communication. Et un commentaire peut être laissé.

    • supprimer des inscrits : pour cela, il faut sélectionner la cohorte que l’on souhaite désinscrire, choisir un type d’annulation et cliquer sur le bouton “Annuler des inscriptions”. Cela mettra le même motif d’annulation pour tous les groupes sélectionnés. Si l’on souhaite mettre un motif différent, il faut faire l’opération plusieurs fois.

    • contacter les inscrits : il faut cliquer sur le bouton “Contact” puis rédiger son mail. Cela enverra automatiquement le mail à tous les référents lycée du lycée de la cohorte inscrite et à tous les contacts saisis dans les courriels de contact. Le référent Structure peut également recevoir une copie en cochant la case “Recevoir une copie de ce courriel ?”.

    • modifier une inscription en cohorte : il faut cliquer sur , on accède à la fenêtre de modification de l’isncription. Cela enverra un mail de notification aux référents lycée et aux contacts.

Modification des créneaux en MASSE

  • Dans la liste des créneaux de cours si le paramètre global ACTIVE_MASSE_UPDATE est à true, il y a un nouveau bouton Modification en masse à côté du bouton Nouveau créneau.

  • Pour modifier plusieurs créneaux en même temps, il faut les sélectionner à l’aide des casess à cocher sur la gauche, puis cliquer sur le bouton “Modification en masse”. Un nouveau formulaire est alors accessible. Les champs qui sont vides sont les champs où la valeur est différentes sur les créneaux sélectionnés. Les champs qui ont des valeurs sont ceux où la valeur est identique pour tous les créneaux.

  • Si vous souhaitez modifier une valeur, il faut cocher la case modifier les créneaux à côté du champ concerné, puis saisir la nouvelle valeur. Cette nouvelle valeur sera appliquée à tous les créneaux.

Quelques restrictions

  • Il est impossible de modifier les intervenants de plusieurs créneaux si ils n’ont pas tous le même cours
  • Il est impossible de modifier l’établissement organisateur (établissement ou lycée), la structure organisatrice et le cours.
  • Il est impossible de fermer un créneau aux inscriptions en individuelles si il y a déjà des inscrits en individuel.
  • Il est impossible de fermer un créneau aux inscriptions en cohortes si il y a dejà des groupes inscrits.
  • Il est impossible de fermer un créneau aux immersions individuelles ET aux immersions de groupe (par défaut les individuelles resteront ouvertes).
  • Le nombre de places ouvertes en individuels ou en cohortes ne peut pas être inférieur aux nombre de places déjà prises par des inscriptions.
  • si la modification concerne une publication de créneaux en masse, tous les champs obligatoires doivent être remplis.En passant par ce formulaire de modification en masse, ça veut dire que les champs auront tous la même valeur. Si ce n’est pas ce qui est souhaité, il faut d’abord passer par une modification individuelle des créneaux non publiés pour ensuite pouvoir les publier en masse.