Une visite est un évènement organisé par une structure ou un établissement dans un lycée. Une visite est liée à un établissement organisateur, éventuellement une structure organisatrice, un lycée dans lequel on se déplace et un objet de visite. On pourra décliner la visite en différents créneaux de visite qui auront lieu à des dates et des heures différentes avec des intervenants différents.
Pour créer une visite, il faut :
A la création d’une visite, un compte est automatiquement créé pour chaque intervenant listé. Il est prévenu par mail de l’ouverture de son compte.
Il est impossible de créer 2 visites avec le même objet pour le même lycée.
On retrouve la liste des visites du référent Structure dans le menu Visites –> Liste des visites.
Le référent Structure obtient un tableau de toutes les visites organisées par sa structure. Si le référent Structure a les droits sur plusieurs structures, il peut sélectionner la structure sur laquelle il veut travailler dans la liste déroulante. Le tableau peut être trié et filtré sur les différentes colonnes. Un clic sur le nom des intervenants permet de les contacter facilement par mail.
Pour chaque visite, différentes actions sont possibles :
Pour créer un créneau de visite, il faut :
Un créneau de visite non publié peut être enregistré avec juste ces 3 informations.
A la publication du créneau de visite, il faudra obligatoirement ajouter :
L’application ne vérifie pas les contraintes de disponibilité des intervenants.
On peut également mettre des restrictions d’inscriptions à ce créneau afin de le réserver à des niveaux de lycéeens.
Un visiteur ou un étudiant ne pourra jamais s’incrire sur un créneau avec des restrictions.
Seuls les lycéens du lycée pour lequel la visite est organisée pourront s’inscrire au créneau
On retrouve la liste des créneaux de visite du référent Structure dans le menu Visites –> Liste des créneaux de visite.
Le référent Structure obtient un tableau de tous les créneaux de visite organisées par les structures sur lesquelles il a les droits. Si le référent Structure a les droits sur plusieurs structures, il peut sélectionner la structure sur laquelle il veut travailler dans la liste déroulante. Le tableau peut être trié et filtré sur les différentes colonnes.
Un clic sur le nom des intervenants permet de les contacter facilement par mail. Un clic sur l’objet de la visite permet de revenir directement sur la visite associée au créneau de visite.
Par défaut, le tableau contient tous les créneaux de visite qui n’ont pas encore eu lieu ou tous les créneaux passés pour lesquels l’émargement n’a pas été saisi. Si on veut afficher un créneau passé sans inscrit ou un créneau passés avec émargement saisi, il faut cocher la case “inclure les créneaux passés sans émargement”.
Pour chaque créneau, différentes actions sont possibles :
En sélectionnant le bouton “Consulter la liste des inscrits”, on peut :
ajouter des inscrits : pour cela il faut cliquer sur le bouton “Ajouter inscription”, puis rechercher la personne que l’on souhaite inscrire. Le référent Structure ne peut l’inscrire que si cette personne respecte les restrictions du créneau.
supprimer des inscrits : pour cela, il faut sélectionner les personnes que l’on souhaite désinscrire, choisir un type d’annulation et cliquer sur le bouton “Annuler des inscriptions”. Cela mettra le même motif d’annulation pour tous les inscrits sélectionnés. Si l’on souhaite mettre un motif différents, il faut faire l’opération plusieurs fois.
contacter les inscrits : il faut cliquer sur le bouton “Contact” puis rédiger son mail. Cela enverra automatiquement le mail à tous les inscrits. Le référent Structure peut également recevoir une copie en cochant la case “Recevoir une copie de ce courriel ?”.