Tous les référentiels se trouvent dans le menu “Administration”.
On y trouve 2 blocs : le bloc des référentiels et le bloc des utilisateurs. Le bloc des utilisateurs est expliqué ici
Il est conseillé de revoir tous les référentiels à chaque changement d’année. Dans les fiches de référentiels, tous les champs obligatoires sont en gras.
Se référer ici
C’est le référent technique qui peut ajouter de nouveaux établissements et compléter les informations des établissements. Le référent établissement maître n’a accès en écriture qu’aux informations qui vont servir à l’attestation de présence :
En cas d’absence de logo et/ou de signature, ceux par défaut seront utilisés. Si l’entête et/ou le pied de page sont vide le document ne contiendra pas d’entête et/ou de pied de page.
Le référent Etablissement maître peut également saisir une liste de diffusion (à créer en dehors de l’outil immersion). Cette liste correspond à tous les inscrits ayant fait au moins une inscription à une immersion de l’établissement.
Le référent Etablissement maître est le garant de la liste des lycées. C’est lui qui doit saisir chaque lycée conventionné ou non.
Informations de la fiche lycée :
Liste des enseignements de spécialité proposés en baccalauréat général. Les spécialités suivies sont demandées aux lycéens à l’inscription.
Un enseignement mis ‘Hors service" ne sera plus visible en partie publique.
Liste des types de baccalauréat qui seront proposés aux lycéens et étudiants lors de l’inscription.
Liste des séries des baccalauréats technologiques. La série du bac suivi est demandée aux lycéens lors de l’inscription si ils indiquent suivre un baccalauréat technologique.
Une série de baccalauréat mise ‘Hors service" ne sera plus visible en partie publique.
Les campus doivent être saisis au sein des établissements par les référents Etablissement. Le référent Etablissement maître doit créer ceux de son établissement mais peut également intervenir sur ceux des autres établissements.
Voir les détails campus dans le paragraphe du référent Etablissement
Les bâtiments doivent être saisis au sein des établissements par les référents Etablissement. Le référent Etablissement maître doit créer ceux de son établissement mais peut également intervenir sur ceux des autres établissements.
Voir les détails bâtiment dans le paragraphe du référent Etablissement
Les structures doivent être saisies au sein des établissements par les référents Etablissement. Le référent Etablissement maître doit créer celles de son établissement mais peut également intervenir sur celles des autres établissements.
Voir les détails structure dans le paragraphe du référent Etablissement
Les domaines de formation doivent être communs à tous les établissements. Ils correspondent au premier découpage des cours dans la partie publique.
Un domaine “hors service” ne sera plus visible en partie publique.
Les sous-domaines de formation doivent être communs à tous les établissements. Ils correspondent au second découpage des cours dans la partie publique.
Un sous-domaine “hors service” ne sera plus visible en partie publique.
Les formations doivent être saisies au sein des établissements par les référents Etablissement. Le référent Etablissement maître doit créer celles de son établissement mais peut également intervenir sur celles des autres établissements.
Voir les détails formations dans le paragraphe du référent Etablissement
Liste des types de cours proposés en immersion. Le libellé court est utilisé dans les parties gestionanire, le libellé long et le libellé court est proposé en partie publique.
Un type de cours “hors service” ne sera plus visible en partie publique.
Liste des publics pour lesquels on souhaite mettre des documents d’accompagnement. Un document d’accompagnement pourra être rattaché à plusieurs type de public. Par exemple, lycéen, étudiant, visiteur, enseignant …
Un type de public “hors service” ne sera plus visible de la partie publique.
Liste des types d’annulation proposés dans le cadre d’une annulation d’inscription. Par exemple, “plus disponible”, “problème de transport” …
Un type d’annulation “hors service” ne sera plus visible en partie publique.
Les jours fériés sont initialisés lors de la création de l’année . Se référer ici.
Les vacances sont initialisées lors de la création de l’année . Se référer ici.
Les périodes sont initialisées lors de la création de l’année . Se référer ici.
Tout est expliqué en détail ici.
Tout est expliqué en détail ici.
On peut créer des documents (format pdf, docx, odt, ods, xlsx) qui serviront d’aide à l’immersion. Ils peuvent être à destination de différents publics (voir paragraphe type de public). Cela peut être par exemple “comment se rendre sur un campus”, ou “comment bien accueillir des lycéens en immersion” …
Pour chaque document, il faut choisir un titre et une description courte donnant envie de le télécharger. Les documents seront visibles en partie publique (hors connexion) dans le menu accompagnement.
Un document “hors service” ne sera plus visible en partie publique.
On peut ajouter des documents dans les textes d’informations. Pour cela, il faut auparavent les ajouter dans cette section. Ils pourront alors être utilisés dans toute la partie publique.
Cela permet de paramétrer les documents justificatifs qui vont être demandés aux lycées et/ou aux visiteurs. Il faut définir :
Les pièces peuvent être modifiées en cours d’année mais les modifications ne sont appliquées que sur les nouveaux comptes créés.
L’application permet d’envoyer 2 formulaires d’évaluation, un formulaire après chaque immersion et un formulaire global en fin d’année. Le formulaire doit être fait sur un outil de formulaire en dehors de l’application immersion. On ne stocke ici que les liens des formulaires.
Toutes les nuits, le formulaire d’évaluation d’un créneau est envoyé à tous les inscrits des créneaux de la journée à 2 conditions :
A la date mise dans le calendrier, le formulaire d’évaluation globale est envoyé :
Charge à l’établissement de remplir la liste de diffusion et de la créer. voir ici.
Chaque année avant la purge des données, on calcule quelques statistiques annuelles qui peuvent être consultées dans cette rubrique.
Logo par défaut utilisé sur les attestations de présence si l’établissement ou le lycée organisateur du créneau n’a pas de logo ou si l’on souhaite mettre le même logo sur toutes les attestations.
Signature par défaut utilisée sur les attestations de présence si l’établissement ou le lycée organisateur du créneau n’a pas de signature ou si l’on souhaite mettre la même signature sur toutes les attestations.
Pour les évènements qui ne sont pas des cours, on doit définir des types : par exemple “présentation, “visite de campus”, “conférence”.
Dans ce menu, on peut décider à quels niveaux d’étude en lycée on ouvre les immersions. Ce paramètre est valable pour tous les lycéens et tous les établissements d’accueil.
Dans la première fenêtre avec la liste des niveaux, on peut également modifier l’ordre d’affichage.
Le niveau d’étude Lycée, post bac concerne les élèves qui suivent les cursus post bac dans un lycée et qui n’ont pas de double inscription en universités. Sont donc concerné en 2022 les étudiants en BTS mais pas les étudiants en classes préparatoires.
Liste des niveaux d’étude post bac que l’on souhaite proposer aux étudiants en lycée. Exemple : BTS1, BTS2
Dans la première fenêtre avec la liste des niveaux, on peut également modifier l’ordre d’affichage.
Liste des niveaux d’étude post bac que l’on souhaite proposer aux étudiants inscrits en université. Exemple : Licence 1, BUT1
Permet de créer une “Foire aux Questions” en partie publique. Cliquer sur Ajouter une Entrée FAQ” puis saisir :
Permet de voir l’historique des tâches planifiées pour vérifier si elles se sont bien exécutées.