Ouverture d'une année universitaire

L’ouverture de l’année universitaire doit se faire en suivant scrupuleusement cette documentation au risque d’être complètement bloqué.

Il faut impérativement créer l’année, au moins une période, les jours fériés et les vacances avant la date de début d’année

Une seule année peut être ouverte en même temps. Il faut purger une année avant de pouvoir en ouvrir une autre. Seul le référent Technique peut purger l’année.

Avant de demander la purge, n’oubliez pas de récupérer la totalité des extractions anonymisées pour vos statistiques ultérieures

Une fois la purge effectuée, l’année peut être ouverte. Toutes les dates sont uniques pour tous les établissements de la plateforme.

Il vous faut d’abord définir vos périodes d’immersion valables pour tous les établissements de la plateforme. le quota s’applique par période pour les cours (il n’y a pas de quota pour les évènements) c’est pourquoi il faut bien y réfléchir. On ne peut pas changer les dates d’une période si celle-ci est commencée. On peut ajouter une période en cours d’année.

Le quota noté dans la période est celui par défaut, il peut ensuite être modifié par un référent Etablissement par inscrit.

D’autre part, quand on travaille avec plusieurs périodes on peut choisir d’ouvrir les inscriptions des périodes plus tardives plus tard que celle de la première période. Avec une seule période sur l’année complète, quand les inscriptions sont ouvertes, on peut s’inscrire pour la totalité des créneaux publiés pour l’année entière.

Depuis la version 4, les périodes d’immersion peuvent se recouper.

Création de l’année

Dans le menu “Administration” –> “Années universitaires”

  • Cliquer sur le bouton “ajouter une annee universitaire”
  • Saisir le libellé
  • Saisir la date de début, au plus tôt le lendemain de la date du jour

    Il sera impossible de saisir des jours féries, des vacances dès l’année commencée, il est conseillé de se laisser de la marge ou de tout faire le même jour

  • Saisir une date de fin prévisionelle (celle-ci pourra encore être modifiée après coup)

    Aucune saisie de créneau ne peut avoir lieu en dehors de la date de début et de la date de fin de l’année

  • Saisir la date de début de création de compte lycéens/étudiant : les lycéens ne pourront pas créer de compte avant cette date qui doit être postérieure à la date de début de l’année

Création des périodes

Il faut bien préparer ses dates à l’avance mais des périodes pourront être crées au fil de l’eau. Il peut évidemment y avoir autant de période que vous souhaitez.

Dans le menu “Administration” –> “Période” Cliquer sur “Ajouter Période” :

  • Saisir le libellé (visible par les inscrits à côté du quota, nom de l’action ou non de la période par exemple “Semestre 1”)
  • Choisir dans la liste déroulante, si on veut la même date de fin d’inscription pour tous les créneaux de la période ou des dates différentes par créneau. Si on veut la même date pour tous les créneau, alors cette date doit être avant la date de début des immersions.
  • Saisir la date et l’HEURE de début des inscriptions pour cette période
  • Saisir la date et l’HEURE de fin des inscriptions pour cette période (si choix d’une date de fin globale)
  • Saisir la date de début des immersions pour cette période
  • Saisir la date de fin des immersions pour cette période
  • Saisir le délai pour l’annulation des l’isncription (si choix d’une date de fin globale)
  • Saisir le quota d’immersion autorisées pour les cours pour cette période

Avec une seule période sur l’année

sequenceDiagram participant DDA as Date de début
d'année participant DDCC as Date de début
de création
de comptes participant DDII as Date de début
d'inscription
aux immersions participant DDI as Date de début
d'immersion participant DFI as Date de fin
d'immersion participant DFA as Date de fin
d'année participant DP as Date de
purge DDA->DFI: Saisie de créneaux DDCC->DFI: Création de comptes lycéen, étudiant, visiteur DDCC->DFA: Connexion comptes lycéen, étudiant, visiteur DDII->DFI:Inscriptions aux créneaux de cours, visites, évènements DDI->DFI:Date des créneaux de cours, de visites et d'évènements

Avec 2 périodes qui ne se recoupent pas (exemple 2 semestres)

sequenceDiagram participant DDA as Date de début
d'année participant DDCC as Date de début
de création
de comptes participant DDIIS1 as Date de début
d'inscription
aux immersions
Période 1 participant DDIS1 as Date de début
d'immersion
Période 1 participant DFIS1 as Date de fin
d'immersion
Période 1 participant DDIIS2 as Date de début
d'inscription
aux immersions
Période 2 participant DDIS2 as Date de début
d'immersion
Période 2 participant DFIS2 as Date de fin
d'immersion
Période 2 participant DFA as Date de fin
d'année participant DP as Date de
purge DDA->DFIS2: Saisie de créneaux DDCC->DFIS2: Création de comptes lycéen, étudiant, visiteur DDCC->DFA: Connexion comptes lycéen, étudiant, visiteur DDIIS1->DFIS1:Inscriptions aux créneaux de cours, visites, évènements
Période 1 DDIS1->DFIS1:Date des créneaux de cours,
de visites et d'évènements
Période 1 DDIIS2->DFIS2:Inscriptions aux créneaux de cours, visites, évènements
Période 2 DDIS2->DFIS2:Date des créneaux de cours,
de visites et d'évènements
Période 2
On peut aussi démarrer les inscriptions de la période 2 avant la fin de la période 1
sequenceDiagram participant DDA as Date de début
d'année participant DDCC as Date de début
de création
de comptes participant DDIIS1 as Date de début
d'inscription
aux immersions
Période 1 participant DDIS1 as Date de début
d'immersion
Période 1 participant DDIIS2 as Date de début
d'inscription
aux immersions
Période 2 participant DFIS1 as Date de fin
d'immersion
Période 1 participant DDIS2 as Date de début
d'immersion
Période 2 participant DFIS2 as Date de fin
d'immersion
Période 2 participant DFA as Date de fin
d'année participant DP as Date de
purge DDA->DFIS2: Saisie de créneaux DDCC->DFIS2: Création de comptes lycéen, étudiant, visiteur DDCC->DFA: Connexion comptes lycéen, étudiant, visiteur DDIIS1->DFIS1:Inscriptions aux créneaux de cours, évènements
Période 1 DDIS1->DFIS1:Date des créneaux de cours,
d'évènements
Période 1 DDIIS2->DFIS2:Inscriptions aux créneaux de cours, évènements
Période 2 DDIS2->DFIS2:Date des créneaux de cours,
d'évènements
Période 2
On peut aussi démarrer les inscriptions de la période 2 dès le début de l’année
sequenceDiagram participant DDA as Date de début
d'année participant DDCC as Date de début
de création
de comptes participant DDIIS1 as Date de début
d'inscription
aux immersions
Période 1 participant DDIIS2 as Date de début
d'inscription
aux immersions
Période 2 participant DDIS1 as Date de début
d'immersion
Période 1 participant DFIS1 as Date de fin
d'immersion
Période 1 participant DDIS2 as Date de début
d'immersion
Période 2 participant DFIS2 as Date de fin
d'immersion
Période 2 participant DFA as Date de fin
d'année participant DP as Date de
purge DDA->DFIS2: Saisie de créneaux DDCC->DFIS2: Création de comptes lycéen, étudiant, visiteur DDCC->DFA: Connexion comptes lycéen, étudiant, visiteur DDIIS1->DFIS1:Inscriptions aux créneaux de cours, évènements
Période 1 DDIS1->DFIS1:Date des créneaux de cours,
d'évènements
Période 1 DDIIS2->DFIS2:Inscriptions aux créneaux de cours, évènements
Période 2 DDIS2->DFIS2:Date des créneaux de cours,
d'évènements
Période 2

Avec 2 périodes qui se recoupent

une action qui dure toute l’année et une petite action au milieu avec un paramétrage date de fin d’inscription unqiue pour la période

sequenceDiagram participant DDA as Date de début
d'année participant DDCC as Date de début
de création
de comptes participant DDIIS1 as Date de début
d'inscription
aux immersions
Action 1 participant DDIIS2 as Date de début
d'inscription
aux immersions
Action 2 participant DDIS1 as Date de début
d'immersion
Action 1 participant DFIIS2 as Date de fin
d'inscription
aux immersions
Action 2 participant DDIS2 as Date de début
d'immersion
Action 2 participant DFIS2 as Date de fin
d'immersion
Action 2 participant DFIS1 as Date de fin
d'immersion
Action 1 participant DFA as Date de fin
d'année participant DP as Date de
purge DDA->DFIS2: Saisie de créneaux DDCC->DFIS2: Création de comptes lycéen, étudiant, visiteur DDCC->DFA: Connexion comptes lycéen, étudiant, visiteur DDIIS1->DFIS1:Inscriptions aux créneaux de cours, évènements
Action 1 DDIS1->DFIS1:Date des créneaux de cours,
d'évènements
Action 1 DDIIS2->DFIIS2:Inscriptions aux créneaux de cours,évènements
Action 2 DDIS2->DFIS2:Date des créneaux de cours,
d'évènements
Action 2

Saisie des Jours fériés

  • Aller dans le menu “Administration” –> “Jours fériés”
  • Cliquer sur Import jours fériés
  • Cela ramène tous les jours fériés inclus entre la adte de début et la date de fin d’année.

Il est possible de créer un créneau un jour férié. Un message d’information indiquera que c’est un jour férié mais le gestionnaire pourra valider quand même la création de son créneau.

Saisie des périodes de vacances

  • Aller dans le menu “Administration” –> “Vacances”
  • Ajouter les différentes périodes de vacances scolaires
  • Les périodes ne doivent pas se recouper

Il est possible de créer un créneau pendant les vacances scolaires. Un message d’information indiquera que ce sont les vacances mais le gestionnaire pourra valider quand même la création de son créneau.